Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Ministerstwo Infrastruktury w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

podreferendarz ds. obsługi sekretariatu, Departament Kolejnictwa

00-928 Warszawa Chałubińskiego 4/6

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi kalendarz, tj. ustala terminy i miejsca planowanych spotkań i wyjazdów dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu.
• Ewidencjonuje korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną w elektronicznym systemie rejestracji dokumentów; przekłada dokumenty do podpisu; rozprowadza zadekretowaną korespondencję do poszczególnych komórek organizacyjnych oraz redaguje standardowe pisma i powiela teksty zlecone przez przełożonego.
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno-recepcyjnym spotkania i konferencje.
• Bierze udział w organizacji i rozliczaniu służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu.
• Obsługuje Departament w zakresie zamawiania profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych, przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje, prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne Departamentu (listy obecności, urlopy, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych), wykonuje zadania w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru.
• Udziela informacje interesantom zgłaszającym się telefonicznie do sekretariatu w celu skierowania ich do właściwej komórki organizacyjnej.
• Prowadzi obsługę techniczną sekretariatu: obsługuje urządzenia biurowe, programy komputerowe, zabezpiecza materiały biurowe i produkty spożywcze.

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

- permanentna obsługa klientów zewnetrznych 

Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Informacja o metodach naboru:
• weryfikacja formalna nadesłanych ofert
• możliwość przeprowadzenia testu wiedzy merytorycznej
• rozmowa kwalifikacyjna (możliwość przeprowadzenia rozmowy przez MS Teams lub inny darmowy komunikator
możliwy do zainstalowania na telefonie)

Nie rozpatrujemy ofert, które zostały dostarczone po terminie.

UWAGA Jeśli planujesz wysłać aplikację w formie papierowej, zadbaj o to, aby wpłynęła do nas w wyznaczonym
terminie. Liczy się data wpływu do urzędu.

W przypadku aplikacji elektronicznej - załączniki znajdujące się w udostępnionej w internecie przestrzeni dyskowej (tzw. chmury) nie będą pobierane.

Ministerstwo zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z kandydatami, których oferty spełniają wymagania formalne.

Wzór wymaganych oświadczeń jest dostępny na stronie internetowej:
https://www.gov.pl/web/infrastruktura/nabor-w-sluzbie-cywilnej-z-wylaczeniem-stanowisk-wyzszych

W Ministerstwie Infrastruktury możesz zgłosić naruszenie prawa w trybie określonym w Wewnętrznej procedurze
dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Infrastruktury,
stanowiącej Załącznik do Zarządzenia nr 15 Dyrektora Generalnego z dnia 25 września 2024 r. w sprawie ustalenia
wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych. Szczegóły
znajdują się na naszej stronie pod adresem:
https://www.gov.pl/web/infrastruktura/wewnetrzne-zgloszenia-naruszenia-prawa

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
w pracy biurowej

pozostałe wymagania niezbędne:

• Ogólna wiedza na temat resortu
• Ogólna wiedza na temat funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
• Znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• Znajomość obsługi systemu EZD
• Skuteczna komunikacja
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe



Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego - np. kopie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, opisów stanowisk, zakresów czynności lub kopie innych zaświadczeń (należy potwierdzić zamknięty okres i obszar tematyczny doświadczenia zawodowego)
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do: 2025-04-19
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Infrastruktury
ul. Chałubińskiego 4/6; 00-928 Warszawa

Dokumenty, z dopiskiem na kopercie i w liście motywacyjnym „Oferta pracy DTK-17/25", należy przesłać lub złożyć w siedzibie MI w Kancelarii Głównej w godzinach 9:30 – 16:00

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »