W CV nie zapomnij o zgodzie na przetwarzanie danych

Przeczytaj także: Dane osobowe w cv: co powinny zawierać?

Prawnicy stoją na stanowisku, że zamieszczenie w CV zgody na przetwarzanie danych osobowych czy podanie daty urodzenia nie jest konieczne.

Kodeks Pracy określa jakich informacji w CV kandydata ma prawo wymagać pracodawca. Są to:

• imię i nazwisko,
• imiona rodziców kandydata,
• datę urodzenia
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

- Ta lista wytycznych pokazuje, że pracodawca nie może żądać informacji np. o certyfikatach, potwierdzających znajomość języków obcych. To od kandydata zależy, czy chce te dane udostępnić. Jest tu także problematyczny zapis o dacie urodzenia, kwestionowany przez część prawników. Jej podanie może rodzić podejrzenia o dyskryminację w procesie rekrutacji, zwłaszcza w odniesieniu do kandydatów 50+. Prawo unijne zakazuje takich praktyk, dlatego agencje rekrutacyjne nie mogą naciskać na kandydatów – mówi Maria Kasperkiewicz, Dyrektor Operacyjny w Most Wanted.

Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nie pozwala żądać od kandydata referencji od poprzedniego pracodawcy, uznając to za wyciek danych osobowych (nieuprawnione udostępnienie). Pracodawca chcąc potwierdzić dane zawarte w CV może natomiast wymagać okazania dyplomu ukończenia studiów czy świadectwa pracy potwierdzającego zajmowane stanowisko (reguluje to art. 221 KP).

Jednocześnie pracodawca nie może gromadzić ani przetwarzać danych wrażliwych, takich jak: rasa, wyznanie religijne, orientacja seksualna, stan zdrowia czy nałogi, nawet jeśli kandydat sam je udostępni. Tylko wąski katalog firm ma prawo zbierać informacje o niekaralności kandydata i to wyłącznie, w sytuacji, kiedy obowiązek zatrudnienia osób niekaranych wynika wprost z przepisów ustaw.

W przypadku numeru telefonu i adresu mailowego sprawa wygląda trochę inaczej. Wyrażenie zgody na ich użycie jest dobrowolne, ale niezbędne, bo to jedyne możliwe formy kontaktu z kandydatem. Wynika to z prawa komunikacyjnego (art. 721) i w ślad za tym należy uznać, że jeśli kandydat nie wyrazi zgody na wykorzystanie tych danych, jest to równoznaczne z odmową wzięcia udziału w procesie rekrutacji.

Czy dodawać zdjęcie do CV?

Kodeks Pracy nie mówi nic o konieczności załączenia zdjęcia w dokumentach aplikacyjnych, a to oznacza, że legalne wykorzystanie wizerunku kandydata może odbyć się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody. Niedozwolone jest odrzucanie aplikacji z powodu braku zdjęcia – będzie to w świetle prawa interpretowane jako przejaw dyskryminacji. Prawnie wątpliwe jest także pozyskiwanie zdjęć kandydatów z social mediów, ponieważ publikowane przez nich treści mają charakter informacyjny i nie są przeznaczone do przetwarzania przez rekruterów. Pracodawca nie ma także prawa gromadzić skanów lub zdjęć dowodów osobistych, w których znajdują się informacje nt. koloru oczy, wzrostu oraz wizerunek kandydata, które w myśl RODO – są danymi biometrycznymi zaliczanymi do katalogu danych podlegających szczególnej ochronie.

Dlaczego warto w CV zamieścić klauzulę?

Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji stanowi art. 22 Kodeksu Pracy, co oznacza, że potencjalny pracodawca przetwarza dane kandydatów na podstawie przepisów prawa, a nie na podstawie ich zgody. Warto jednak zwrócić uwagę, iż w niektórych przypadkach zawarcie klauzuli ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne, przykładowo w momencie zawierania umów B2B, gdzie nie mają zastosowania przepisy Kodeksu Pracy. Niestety, jak wskazuje eRecuiter w raporcie „RODO w rekrutacji”, zaledwie 58% osób poszukujących pracy zamieszcza w swoim CV zgody na przetwarzanie danych osobowych, a co trzeci kandydat nie dopasowuje jej treści do konkretnego pracodawcy. Brak zgody zawartej w CV zamyka możliwość ponownego rozpatrzenia CV w innym procesie rekrutacji prowadzonym przez firmę. Nie może być też wykorzystane przez inne spółki w grupie kapitałowej, do której kandydat aplikuje. Zmniejsza to wówczas skuteczność i zasięg aplikacji.

Nie ma jednej, zdefiniowanej prawnie reguły, która narzucałaby, jak taka klauzula w CV ma brzmieć. W standardowej wersji wystarczy wpisać: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy), dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (numer oferty lub nazwa stanowiska) zgodnie z ustawą z dnia 10.05.2018 o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2018 Poz. 1000.” Jeśli kandydatowi zależy, aby aplikacja mogła być ponownie użyta w innym procesie warto zawrzeć klauzulę uwzględniającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby nie tylko danej rekrutacji, ale także przyszłych procesów prowadzonych przez daną firmę oraz spółki z grupy kapitałowej.

- Wyrażenie zgody na przetwarzane danych w przyszłych rekrutacjach zwiększa szanse na znalezienie pracy, a jednocześnie nie pozbawia nas wpływu na przetwarzanie danych osobowych. W odpowiedzi na aplikację pracodawca musi nas poinformować, kto jest administratorem naszych danych, do jakich celów będą one wykorzystywane oraz zapewnić, że w każdej chwili możemy je zmienić lub usunąć. Administrator musi także szybko reagować na żądanie zmian ze strony kandydata, które powinien wprowadzić najpóźniej w momencie zakończenia rekrutacji – podkreśla ekspert Most Wanted.

Jak długo pracodawca może przechowywać CV?

Dane osobowe nie powinny być w rękach pracodawcy dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania – to podstawowa zasada. W przypadku CV zawierającego zgodę na wykorzystanie w danym procesie, pracodawca musi usunąć dane kandydata zaraz po odrzuceniu go w danej rekrutacji, a ostatecznie do końca naboru. Jeśli osoba poszukująca pracy wyraziła zgodę także na udział w przyszłych rekrutacjach, prawo nie określa górnej granicy czasowej przechowywania CV. Wówczas każdy przedsiębiorca będzie rozporządzać tymi danymi tak długo, jak uzna za stosowne. Najczęściej jednak nie dłużej niż 12 miesięcy, choć okres ten może różnić się od rodzaju stanowiska.

Wśród ogólnych zasad wprowadzonych przez RODO znajduje się m. in. zasada ograniczenia przechowania danych, która wprost nakazuje Administratorowi ograniczenie czasu przetwarzania danych do chwili osiągnięcia celu, w jakim dane zostały zebrane. Ponadto dane zebrane w jednym celu, nie mogą być wykorzystywane w innym, aby okres przechowywania uległ wydłużeniu. Mówi o tym wprost zasada ograniczenia celu przetwarzania danych. Dla kandydatów oznacza to tyle, że dane zebrane w procesie rekrutacji nie mogą być wykorzystane przez daną firmę np. do wysłania mailingu zawierającego informacje marketingowe, o ile kandydat w trakcie aplikowania nie wyraził osobnej zgody na przesyłanie takich treści.

- Im lepiej poznamy Rozporządzenie, tym łatwiej będzie nam zrozumieć, że ma ono chronić interes jednostki poprzez ochronę jej danych osobowych. RODO przede wszystkim ograniczyło nieuczciwe praktyki firm wykorzystujących dane kandydatów w niewłaściwy, a często wręcz nielegalny sposób. Wiele firm z branży HR wciąż uczy się prawidłowego zarządzania informacjami, a nowy akt prawny zmobilizował je do zwiększonego wysiłku w tym obszarze. Co jednak najważniejsze, RODO zbudowało świadomość samych kandydatów, że mogą decydować o celu i zakresie przetwarzania danych, a gdy zajdzie potrzeba, nawet decydować o usunięciu z bazy firm. To prawa, z których kandydaci dotąd nie mogli skorzystać – podsumowuje Maria Kasperkiewicz z Most Wanted.