Efektywność pracy, czyli jak wyznaczać priorytety?

Przeczytaj także: Multitasking umarł. Poznaj 6 sposobów na produktywność pracy

Ważne czy pilne? – oto jest pytanie

Doświadczenie pokazuje, że często zajmujemy się danym zadaniem dopiero wówczas, gdy zbliża się termin jego wykonania. Tymczasem taka praktyka może generować same problemy.

– Załatwianie spraw tylko według tego klucza utrudnia pracę nie tylko nam samym, ale i całemu zespołowi czy działowi. Właśnie z tego powodu ważne jest ustalanie priorytetów według ważności spraw. Pamiętajmy, że ich pilność to zazwyczaj cecha drugorzędna – zauważa Sylwia Szymańska, trener biznesu z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland.

Jak podpowiadają eksperci, w pierwszej kolejności najlepiej jest zabrać się za te zadania, które są istotne, a termin ich wykonania najbliższy. Ważne, lecz niezbyt pilne kwestie mogą trochę poczekać, ale zdecydowanie nie należy odkładać ich w nieskończoność - warto z góry określić dla nich termin końcowy lub zlecić je komuś innemu, zostawiając sobie margines czasowy na sprawdzenie jakości wykonania. Na działania, które są pilne, a przy tym mało ważne najlepiej znajdź szybki sposób realizacji bez potrzeby poważnego, osobistego angażowania się. Jeśli masz taką możliwość, deleguj je, podobnie jak kwestie mało ważne i niezbyt naglące. W przypadku tych ostatnich zastanów się też dobrze, czy aby na pewno w ogóle muszą one być wykonane. Często bywa bowiem tak, że tracimy czas na działania tak naprawdę zupełnie niepotrzebne. Jeśli tak jest w przypadku sprawy, którą właśnie chciałeś dodać do listy, nie miej oporów przed tym, by z niej zrezygnować.

Wszystko się zmienia

Częstym błędem i przyczyną nieosiągania wielu celów głównych jest zajmowanie się w pierwszej kolejności sprawami drugorzędnymi, poświęcanie zbyt dużej ilości czasu i energii na sprawy ważne, lecz nie najważniejsze. W efekcie zdarza się, że czas na realizację tych ostatnich się kurczy, przez co jakość ich wykonania może być mniej satysfakcjonująca. Pamiętaj też o tym, że priorytety mogą się zmieniać. Dlatego też warto na bieżąco je oceniać, weryfikując np. co miesiąc wymagania, możliwości i wyznaczniki satysfakcji. Dobrze też zastanowić się, czy robisz coś, co mógłby wykonać ktoś inny, a jeśli tak, staraj się eliminować takie działania ze swojej „to-do list”. Określ też, które przedsięwzięcia są najważniejsze w danym miesiącu lub tygodniu i oszacuj, ile czasu potrzebujesz na ich realizację. Warto rozważyć też stosunek czasu do zysku wynikającego z szybkiego wykonania sprawy mniej ważnej i pilnej. Takie działanie może bowiem okazać się na tyle opłacalne, że stanie się wyjątkiem od ogólnej zasady mówiącej, że „najważniejsze sprawy należy robić najpierw”.

Co dwie listy, to nie jedna

Poza długofalową priorytetyzacją skup się też na odpowiednim zaplanowaniu pracy na dany dzień, pozwala to bowiem oszczędzić sporo czasu. Jak to zrobić?

– Skuteczną metodą jest tworzenie codziennie dwóch list zadań, najlepiej na tej samej kartce papieru. Po jednej stronie spisujemy swoje działania przewidziane na określoną porę dnia, np. praca nad ekspozycją, spotkanie z szefem. Po drugiej zaś – pod nagłówkiem „do zrobienia” – wszystko to, co planujemy na dany dzień. Następnie przeglądamy takie zestawienie i oznaczmy literami ich priorytety: A (A1, A2...), B, C. Na zadania o najwyższym priorytecie wydzielmy określone godziny, a w przypadku pozostałych przystępujemy do realizacji zgodnie z ustaloną hierarchią w miarę wolnego czasu. Pamiętajmy jednak o zachowaniu pewnego marginesu na nieprzewidziane przerwy w pracy – mówi Sylwia Szymańska z Integra Consulting Poland.

Co za dużo, to niezdrowo

Eksperci zwracają uwagę, że zbyt wiele priorytetów może paraliżować.

– Skuteczni przywódcy potrafią porzucić to, co dobre, dla tego, co najlepsze – bierzmy z nich przykład. Miejmy świadomość tego, że nie można mieć wszystkiego, a dodatkowo wiele działań jest tak naprawdę nieważnych. Dlatego tak istotna jest umiejętność rezygnacji z niektórych z nich i rozeznanie tego, które sprawy możemy pominąć bez większych konsekwencji – zauważa Sylwia Szymańska z Integra Consulting Poland.

Bywa jednak i tak, że do wyboru mamy dwie ważne i dobre możliwości. Co wówczas zrobić?

– W takiej sytuacji możemy zapytać o zdanie zwierzchnika i współpracowników. Zastanówmy się też, czy jedna z opcji może być zrealizowana przez kogoś innego. Jeżeli tak, przekażmy ją i skoncentrujmy się na tej drugiej. Rozważmy też, które rozwiązanie jest korzystniejsze dla klienta lub całości projektu. Starajmy się także powiązać swoją decyzję z ogólnym celem firmy – podpowiada ekspert.