Czego szef wymaga od asystentki?

Przeczytaj także: Asystentka: ile zarabia, co musi umieć?

W ciągu ostatnich kilku lat funkcja Sekretarki ulegała przewartościowaniu, którego symbolem jest zmiana nazwy stanowiska z sekretarki na asystentkę. Rola stanowiska znacznie urosła, zwiększył się także zakres pełnionych na nim obowiązków. Głównymi zadaniami osób na stanowiskach sekretarskich i asystenckich nadal jest koordynowanie szeregu czynności administracyjnych związanych z funkcjonowaniem biura i poszczególnych osób, jak np. prezes, dyrektor, kierownik działu, ale czasem również całego zespołu.

W zakresie obowiązków Asystentki leży wiele różnorodnych zadań, dzięki którym wielcy tego świata mogą prawidłowo funkcjonować w prowadzonym przez ich firmy biznesie. To ona prowadzi kalendarz szefa, umawia spotkania, dba o kwestie administracyjne, korespondencję pocztową, sporządzanie notatek podczas spotkań. Jest też często łącznikiem pomiędzy przełożonym a pozostałymi pracownikami, klientami, kontrahentami.

Do sprawowanej przez nią funkcji typowo wspierającej doszło również samodzielne zarządzanie ważnymi kwestiami projektowymi, jak np. flota samochodowa, działania związane z polityka personalną firmy, a także kontakty z dostawcami lub przygotowywanie raportów i zestawień.

– Rekrutacje na stanowiska sekretarskie i asystenckie prowadzimy cały czas. Zapotrzebowanie na dobrze wykwalifikowanych pracowników w tym fachu jest olbrzymie, – komentuje Justyna Ścigler, Kierownik w agencji zatrudnienia Manpower. – Równolegle rosną też wymagania wobec zatrudnianych osób a zdobycie posady asystentki w firmie o znanej marce nie jest rzeczą prostą, choć wartą zachodu. W zależności od posiadanego doświadczenia, umiejętności i skali przedsiębiorstwa, zatrudnieni na tym stanowisku mogą liczyć na miesięczne wynagrodzenie rzędu od 2500 do 8000 zł brutto. W przypadku wyspecjalizowanych asystentek w firmach takich jak kancelarie prawne lub firmy konsultingowe stawki idą w górę, sięgając nawet do ok. 10 000 zł brutto. Do wynagrodzenia dochodzą podstawowe benefity w postaci telefonu komórkowego, dofinansowania do nauki lub karty sportowej, ale również mniej typowe dodatki jak opieka dietetyka, codzienny dostęp do świeżych owoców, dni otwarte dla dzieci, z którymi można przyjść do pracy, itp. W większych firmach jest również możliwość otrzymania samochodu służbowego, – dodaje przedstawiciel Manpower.

Na stanowisku asystenckim kierunek wykształcenia nie zawsze jest kluczowy, choć pracodawcy zwracają uwagę na to, by kandydat miał ukończone studia wyższe. Zdarza się, że prócz płynnej znajomości angielskiego wymagana jest również znajomość dodatkowego języka obcego. Z racji charakteru pracy i konieczności przygotowywania wielu tekstów, istotne jest też, by umiejętność posługiwania się programami pakietu MS Office była na wysokim poziomie, o obsłudze ksero lub skanera nie wspominając.

Jednak jedną z kwestii najważniejszych jest posiadanie odpowiednich kompetencji miękkich. Bycie asystentką wymaga odpowiedzialności i dyskrecji, które pozwalają na to, by pracodawca obdarzył ją zaufaniem. To osoba, która ma często dostęp do tajnych, ważnych dla firmy informacji i bywa świadkiem wielu wewnętrznych spotkań oraz podejmowanych na nich ustaleń. Ważne są również takie cechy jak komunikatywność, samodzielność, zdolności interpersonalne, myślenie rozwiązaniami. Cenione są również elastyczność i dyspozycyjność, co związane jest z możliwością służbowych wyjazdów z racji konferencji, targów, lub spotkań służbowych umówionych w odległym miejscu. Przydatną cechą jest także odporność na stres, z którym, niezależnie od wielkości firmy, pracownik może mieć często do czynienia. To bowiem wymagające stanowisko, które jest jednak dla pracownika świetną bazą do dalszego rozwoju kariery w kierunku bycia specjalistą w wybranym obszarze lub dziale firmy.