Sprawne zarządzanie czasem poprawia jakość życia

Przeczytaj także: Zarządzanie czasem: życie prywatne czy zawodowe?

Praca zawodowa, kolejne kursy i szkolenia, nauka języka, opieka nad dziećmi… Jak temu wszystkiemu podołać, skoro doba ma tylko 24 godziny – pytamy retorycznie? W tym miejscu dotykamy kluczowej kwestii – niezależnie od pory roku czy fazy księżyca doba, jako legalna, urzędowa jednostka, trwa zawsze tyle samo – 86400 sekund, czyli 1440 minut. Oznacza to, że nie ma osób, które mają więcej czasu niż my. Niektórzy jednak doskonale opanowali sztukę zarządzania sobą w jego nieustannym nurcie.

Zgubny pośpiech

Życie w ciągłym niedoczasie obniża jakość życia i może stanowić zagrożenie dla zdrowia. W niektórych częściach świata zdiagnozowano nawet jednostkę chorobową o nazwie „Hurry Sickness” (ang. choroba z pośpiechu). Jest to wycieńczenie spowodowane pracą pod nieustanną presją czasu i ciągłym przyspieszaniem realizacji zadań, które powinny być wykonane „na wczoraj”.

– Kompletny chaos w pracy oraz nieustanne „gaszenie pożarów”, czyli skakanie od czynności do czynności, w zależności od tego, co w tej chwili wydaje się ważniejsze, jest przejawem niewłaściwego podejścia do kwestii czasu – uważa dr Lidia Czarkowska, coach oraz wykładowca w Akademii Leona Koźmińskiego.

Jak dodaje specjalistka, planowanie dnia minuta po minucie nie jest również dobrym rozwiązaniem.

– Nawet najmniejsze opóźnienie, które nie wynika z naszej winy, burzy ustalony wcześniej porządek i dezorganizuje pracę, a tym samym znacząco podnosi poziom stresu – tłumaczy.

Długofalowe przebywanie w którymkolwiek z tych stanów może doprowadzić do syndromu wypalenia zawodowego. Zarządzanie sobą w czasie jest więc przede wszystkim sztuką świadomego kierowania swoją uwagą oraz koncentracją. Fundament tego procesu to jasne określenie celu, do którego zmierzamy.

Co „kradnie” nasz czas?

Aby racjonalnie korzystać z czasu, trzeba wiedzieć, jaką jego ilością dysponujemy. Analiza kalendarza pomoże określić czynności najbardziej go „konsumujące” i zidentyfikować najmniej produktywne aktywności, nazywane „złodziejami czasu”. Zdaniem dr Lidii Czarkowskiej, zjawisko marnotrawienia cennych minut spowodowane jest jedną z trzech przyczyn: człowiek sam marnuje swój czas (np. z uwagi na zbytnią pedanterię), tracimy go przez czynniki zewnętrzne (awaria sprzętu, korki), a także marnują go nam inni ludzie (tzw. VUP – Very Unimportant Person).

Błędne jest także powszechnie panujące przeświadczenie, że pracując jednocześnie nad kilkoma zadaniami, uda się nam szybciej je skończyć.

– Tymczasem człowiek, nawet na krótko oderwany od zadania, musi na nowo „rozkręcać się” i „wciągać” do pracy – komentuje dr Czarkowska. Kończenie raz podjętych zadań ma tę zaletę, że ich realizacja ładuje energią – przynosi poczucie satysfakcji z „domknięcia” danej sprawy. Osoby, które wychodzą z pracy z kilkoma otwartymi problemami, mają demotywujące poczucie, że stos rzeczy do zrobienia nie tylko nie maleje, lecz stale rośnie.

Naucz się planować

Sporządzenie prostej listy czynności, które musimy wykonać zajmuje około 10 minut. Pozwala jednak zaoszczędzić nawet do dwóch godzin dziennie. Godną polecenia praktyką jest planowanie jedynie 60% całego dostępnego nam czasu. Pozostałe 40% możemy przeznaczyć na realizację zadań nieoczekiwanych. W ten sposób zyskujemy margines konieczny na poradzenie sobie z ewentualnymi zakłóceniami czy na działania spontaniczne, jak np. opracowanie nowych pomysłów. Istnieje wiele pożytecznych narzędzi do tworzenia planów. Na uwagę zasługuje zwłaszcza prosta zasada stworzona przez włoskiego matematyka i socjologa Vilfredo Pareto. W myśl reguły nazwanej od jego nazwiska „zasadą Pareto” tylko 20% priorytetowych zadań generuje 80% zysku. Pamiętając o tym, będziemy w stanie skoncentrować się na sprawach, których doprowadzenie do końca przyniesie nam największe korzyści.

Opanowanie zarządzania sobą w czasie niesie wiele profitów. Najważniejsze z nich to lepsza organizacja pracy, a co za tym idzie mniejsza presja i ilość popełnianych błędów. Ograniczenie chaosu i bałaganu, który towarzyszy nam każdego dnia pracy w biurze, przełoży się na polepszenie osiąganych wyników. Co ważne, nauczymy się również „wykrajać” z dostępnej nam puli minut odpowiednią ich ilość na kontakty z rodziną, realizację własnych pasji oraz efektywny wypoczynek.