Zarządzanie czasem: jak nie odkładać zadań na później?

Przeczytaj także: Prokrastynacja – jak nie odkładać na później?

Prokrastynacja, czyli odkładanie działań w czasie, dla wielu ludzi jest codzienną strategią na pozorne radzenie sobie z nudnymi, nieprzyjemnymi lub trudnymi obowiązkami. Jednak o ile przełożenie prywatnego telefonu do znajomych z jednego dnia na kolejny nie jest problematyczne, o tyle nagminne zwlekanie z realizacją zadań w pracy może mieć poważne konsekwencje.

Niezliczone przerwy na kawę, częste odchodzenie od biurka i długie rozmowy ze współpracownikami mogą być traktowane jak zwykłe obijanie się. Jednak takie zachowanie może też wynikać z faktu, że czeka na nas zadanie, którego zupełnie nie mamy ochoty wykonywać. Zdaniem eksperta Hays Poland, przejawem tego problemu jest również koncentrowanie się na niezbyt angażujących, nudnych poleceniach, które co prawda nie wymagają zbyt dużego wysiłku, ale też niewiele dają w zamian.

– Oznaką wypracowania nawyku odkładania rzeczy w czasie jest także częste pozostawanie czegoś ważnego na liście rzeczy do zrobienia lub łatwa dekoncentracja podczas pracy nad istotnymi kwestiami. – twierdzi Agnieszka Czarnecka, Manager HR Consultancy w Hays Poland i dodaje − Uważne pilnowanie czasu również nie jest naszym sprzymierzeńcem, szczególnie gdy nagle robi się zbyt późno, żeby wykonać zadanie jeszcze dziś. Wtedy odkładamy to na jutro.

SZKODLIWY NAWYK?

Jak dodatkowo utrudnić sobie pracę nad skomplikowanym zadaniem? Możliwie jak najdłużej zwlekać z rozpoczęciem. Obowiązek nie stanie się z czasem przyjemniejszy, a nasz wewnętrzny niepokój tylko wzrośnie. Im więcej rzeczy odkładamy na później, tym większy nakład pracy i poziom stresu.

Jak uważa Agnieszka Czarnecka, tendencja do odkładania rzeczy w czasie ma zgubny wpływ na stan naszej pewności siebie.

− Przekładamy coraz więcej działań na później, a do naszej świadomości wkrada się poczucie porażki i zwątpienie we własne kompetencje, które z czasem zauważają osoby w naszym zawodowym otoczeniu. – tłumaczy. Co więcej, częste zostawanie w biurze po godzinach w celu nadrobienia zaległości nie stawia pracownika w dobrym świetle.

JAK ZERWAĆ ZE SZKODLIWYM NAWYKIEM?

Jeśli powyższe zachowania brzmią znajomo, to możliwe, że prokrastynacja stała się nawykiem, wyznaczającym tryb naszej pracy zawodowej. Ekspert Hays wymienia kilka zasad, które pomogą się zmotywować i zrobić dziś to, co bardzo chcielibyśmy zrobić jutro.

1) Wykorzystaj pierwsze pół godziny w biurze na rzetelną pracę.

Nie rozmawiaj z współpracownikami, nie przeglądaj maili (chyba, że jest to konieczne), nie sprawdzaj wiadomości, tylko po prostu skup się na najważniejszym zadaniu do wykonania. Te 30 minut wyznaczy odpowiednie tempo na resztę dnia.

2) Popraw zarządzanie czasem.

Ustal ramy czasowe i podziel nakład pracy, potrzebny do wykonania zadania, na łatwiejsze do zaplanowania sesje. To świetny sposób na utrzymanie satysfakcjonującej wydajności przez cały dzień.

3) Wyznacz sobie osiągalny cel na każdy dzień.

Łatwiej jest wtedy w pełni skoncentrować się na realizacji priorytetowego zadania oraz dostrzec jego sens.

4) Wychodź poza swoją strefę komfortu.

Jedną z przyczyn zwlekania z działaniem jest strach przed nieznanym lub niepewność wobec swoich umiejętności. Podejmując wyzwanie pracy nad wymagającymi zadaniami, możesz być pozytywnie zaskoczony swoimi umiejętnościami, a to jest pierwszy krok do zwiększenia swojej pewności siebie.

5) Pamiętaj, aby wynagradzać siebie za wykonanie trudnego zadania.

Przyznaj sobie nagrodę, szczególnie gdy zadanie było kilkakrotnie odkładane na później. Przerwa na kawę lub nawet uznanie własnych zasług poprawia nasze nastawienie do kolejnych wyzwań.

Zdaniem Agnieszki Czarneckiej, odkładanie pewnych rzeczy na później nie zawsze jest złe, a czasem jest nawet wskazane.

– Zwlekanie z pracą nad zadaniem jest dobrym podejściem, jeśli chcemy się zastanowić nad lepszym, efektywniejszym lub bardziej kreatywnym rozwiązaniem problemu. – tłumaczy.

Natomiast jeśli takie zachowanie jest standardem w naszym życiu zawodowym, to warto zastanowić się, czy nasza kariera podąża w dobrym kierunku. Możliwe, że najlepszym rozwiązaniem jest po prostu zmiana pracy lub zawodu.