Opis stanowiska podany przez pracodawcę:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

inspektor do spraw obsługi sekretarskiej w Biurze Ministra - nabór na zastępstwo

00-071 Warszawa ul. Krakowskie Przedmieście 15

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi obsługę sekretarsko-biurową kierownictwa Ministerstwa.
• Obsługuje kierownictwo Ministerstwa w zakresie współpracy z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi resortu oraz podmiotami zewnętrznymi poprzez przekazywanie poleceń przełożonego oraz monitorowanie terminowości ich realizacji.
• Obsługuje rozmowy telefoniczne przełożonego oraz kontaktuje się i udziela informacji interesantom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie zadań nadzorowanych i realizowanych przez kierownictwo Ministerstwa.
• Prowadzi elektroniczną ewidencję korespondencji wpływającej i wychodzącej kierownictwa Ministerstwa.
• Prowadzi kalendarz spotkań przełożonego oraz sprawy dotyczące zaproszeń kierownictwa Ministerstwa.
• Koordynuje wyjazdy służbowe kierownictwa Ministerstwa i je rozlicza.
• Prowadzi obsługę organizacyjną spotkań, narad i konferencji kierownictwa Ministerstwa oraz koordynuje działania recepcyjne związane z realizacją kalendarza spotkań przełożonego.
• Wykonuje inne zadania zlecone przez kierownictwo Ministerstwa.

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,


• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,


• konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,


• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,


• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,


• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,


• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,


• praca w pokoju wieloosobowym,


• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,


• przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

Dokumenty można dostarczyć osobiście do Biura Podawczego lub wysłać pocztą. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty wyłącznie przez ePUAP. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa, Biuro Podawcze czynne w godz. 8.15 - 16.00). Oświadczenia powinny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo. Kopie dokumentów dotyczących doświadczenia zawodowego muszą potwierdzać wymagany okres oraz wymagany obszar zatrudnienia. Deklaracja kandydata nie stanowi potwierdzenia zakresu i długości wymaganego doświadczenia zawodowego. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dodatkowo w przypadku posiadania dyplomu studiów wyższych z uczelni zagranicznej należy dołączyć kopię dyplomu ukończenia studiów wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz pisemną informację dotyczącą możliwości uznania zagranicznego dyplomu w Polsce.

Wzór oświadczeń dostępny jest na stronie Ministerstwa https://www.gov.pl/web/kultura/praca-w-ministerstwie

Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do następnego etapu naboru będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. W ofercie należy podać dane do kontaktu (nr telefonu, adres e-mail). Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane. Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji.

Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu. Dokumenty złożone w ramach naboru nie będą zwracane.

Informacje na temat procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów w MKiDN znajdują się na stronie:
https://bip.mkidn.gov.pl/pages/zgloszenia-wewnetrzne-sygnalistow.php

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
na stanowisku biurowym


pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość struktury administracji publicznej
• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Znajomość głównych zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Kompetencje: organizacja pracy własnej, skuteczna komunikacja, umiejętność współpracy, wysoka kultura osobista
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa
• Znajomość podziału czynności pomiędzy ministrów
• Wiedza na temat instytucji podległych i współprowadzonych Ministerstwa
• Umiejętność organizacji spotkań i obsługi gości (znajomość protokołu dyplomatycznego)
• Odporność na stres i radzenie sobie w sytuacjach trudnych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość i rodzaj wymaganego doświadczenia zawodowego (długość doświadczenia potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu, natomiast obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy).
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie rodzaj dodatkowego doświadczenia zawodowego (obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy).

Kopię dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie A2

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

Dokumenty należy złożyć do: 2024-10-31
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Biuro Podawcze
ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa

Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty wyłącznie przez ePUAP - adres skrzynki podawczej na ePUAP - /5ij310qjlu/SkrytkaESP

Po zalogowaniu się na ePUAP należy z katalogu spraw wybrać: PISMO OGÓLNE DO PODMIOTU PUBLICZNEGO. Oferta powinna być podpisana podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane.

Kontakt do pracodawcy:

Kliknij tutaj, aby skontaktować się z pracodawcą lub wysłać swoje CV »