Jak zwiększyć swoją efektywność w pracy?

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem pracy

Efektywność to w dużym uproszczeniu umiejętność właściwego działania oraz osiąganie wyników współmiernych do nakładów pracy i czasu. Może ona zależeć od wielu czynników. Począwszy od naszego nastawienia i nawyków, a skończywszy na skutecznie działających sprzętach biurowych, które mogą nam ułatwiać lub skutecznie utrudniać pracę.

Zarządzanie sobą w czasie

Taka umiejętność może stać się naszym dobrym nawykiem. Żeby systematycznie powielać efektywne i zaplanowane działania musimy dostrzec ich atrakcyjność oraz mieć przekonanie, że jesteśmy w stanie je zrealizować. W procesie wdrażania dobrych nawyków trzeba wiedzieć: Jaki jest cel? Co zyskamy?

Dobry harmonogram pomaga kontrolować nam czas przeznaczony na poszczególne zadania, np. „Trzy godziny, które każdego dnia mogę poświęcić na kontakt z klientami w najbliższym czasie zaowocują realizacją ciekawych projektów”. Korzyści, które wynikają z powyższego przykładowego działania stanowią pozytywne wzmocnienie – niosą ze sobą dobre emocje. Te zaś przyczyniają się również do utrzymania regularności w ich wykonywaniu.

Przykłady działań, które pomogą zaoszczędzić czas:

• Planowanie na piśmie - istnieje większe prawdopodobieństwo tego, że rzeczywiście zadania zostaną wykonane. Trzeba jednak pozostawić także miejsce na realizację nieprzewidzianych zadań;
• Kontrola planu – warto sprawdzać, czy w danym momencie pracujemy efektywnie czy też nie. Kiedy wprowadzimy do swojego dnia pracy zwyczaj samokontrolowania się, staniemy się bardziej aktywni i zaoszczędzimy sporo czasu;
• Wyznaczając cele, zakładajmy terminy ich realizacji;
• Pracujmy według ustaleń w kalendarzu;
• Delegujmy zadania – nie bierzmy wszystkiego na siebie;
• Narzędziami, które wspomagają zarządzanie są również: wideokonferencje, Intranet, grupy dyskusyjne.

Wyznaczanie celów

"Określenie dążeń dostarcza odpowiedzi na pytanie o to, co chcemy uzyskać finalnie, a przy tym ułatwi obranie najbardziej odpowiedniego kierunku poruszania się po ścieżce kariery. Regularna praca nad celami powoduje także utrzymanie wizji działania w umyśle" – mówi Weronika Skrzyniarz Koordynator Projektów Szkoleniowych z Job Trainings (Grupa Job). Ponadto, warto pamiętać, że wyznaczanie terminu wykonania i formułowania celu w pierwszej osobie w czasie teraźniejszym, sprawia, że podświadomość zaczyna pracować nad tym, aby rzeczywistość zewnętrza stała się zgodna z nowymi poleceniami – celami.