Praca zdalna w praktyce. Co radzi pracownikom HR?

Przeczytaj także: 6 sposobów na utrzymanie więzi podczas pracy zdalnej

Wraz z wybuchem pandemii pracownicy w dość niespodziewany sposób otrzymali to, o czym wielu z nich marzyło już od dawna - pracę zdalną. Co więcej, zdążyli się do niej na tyle przyzwyczaić, że we wrześniu br. w większości deklarowali chęć pozostania w tym modelu nawet po zakończeniu koronakryzysu.

Pod tym względem nie różnimy się od pracowników z innych zakątków świata. Globalne badania Boston Consulting Group wskazują, że aż 6 na 10 zatrudnionych chce korzystać w przyszłości z możliwości wyboru miejsca wykonywania pracy. Zazwyczaj wciąż dotyczy to modeli hybrydowych - częściowej pracy z biura, a częściowej z domu. W połowie listopada 2020 rekrutacje na w pełni zdalne stanowiska stanowiły 7% wszystkich ogłoszeń na Pracuj.pl. Było to jednak i tak o trzy razy więcej, niż rok wcześniej.

Wszystkie te procesy będą prowadzić do rosnącej roli pracy zdalnej w najbliższych latach. Jednak mimo, że miliony Polaków od marca br. pracują przynajmniej częściowo zdalnie, wielu z nich wciąż adresuje duże trudności z organizacją obowiązków w tym modelu.

Biuro na kanapie to zły pomysł

Jednym z kluczowych wyzwań związanych z pracą zdalną jest brak odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków. Według badań firmy VOX „biurami” w domach najczęściej stają się salon, sypialnia, a dopiero w trzeciej kolejności – pomieszczenie przeznaczone na gabinet. Nieco więcej, niż 1 na 3 respondentów przyznawało, że dysponowało na początku pandemii stałą, dostosowaną przestrzenią do wykonywania pracy z domu. Niewiele mniej – że zaaranżowali takie miejsce dopiero po starcie pierwszego lockdownu. W efekcie meblem przy którym pracujemy w domu najczęściej jest stół, wygrywający z… biurkiem.

Jak zauważa Agata Dzierlińska, HR Business Partner w Grupie Pracuj, organizacja przestrzeni wykonywania obowiązków z domu bywa niezwykle ważna w kontekście energii pracownika i poziomu zmęczenia pracą. Jesteśmy w wyjątkowo trudnym momencie: nasze salony, sypialnie, czasami nawet kuchnie stały się z dnia na dzień nie tylko miejscami spotkań z domownikami, ale i miejscem pracy. Brak wyraźnych granic między pracą a życiem „po-pracy” może szybko doprowadzić do poczucia zmęczenia, a nawet wypalenia zawodowego. Eksperci zalecają m.in. odpowiedni ubiór do pracy (nawet jeśli nadal jest ona w salonie), uporządkowanie przestrzeni, a także chowanie komputera po tym, jak skończymy wszystkie zadania. Dzięki tym małym rytuałom możemy poczuć się lepiej w trudnej rzeczywistości.

Warto aby przestrzeń do pracy w domu pozwalała stawiać granice między życiem zawodowym i prywatnym. Przede wszystkim musimy zadbać o miejsce, na którym rozłożymy komputer i dokumenty. Dobrze, aby było to miejsce zaciszne, oddalone od centrum domowego życia, gdzie będzie można się skupić lub porozmawiać. Pamiętajmy też o zapewnieniu sobie światła, wygodnego fotela czy monitora ustawionego na odpowiedniej wysokości. Im lepiej zorganizujemy sobie przestrzeń, tym lepiej będziemy pracować. Nawet kilka takich prostych kroków poprawia efekty osiągane w domowej pracy. Dlatego warto rozmawiać ze swoim pracodawcą. Wielu jest otwartych np. na wypożyczanie foteli czy podstawek pod laptopa z biur – mówi Agata Dzierlińska.

Organizując przestrzeń pracy warto przyjrzeć się możliwościom, jakie gwarantuje nam w tym zakresie obecny pracodawca. W obliczu pandemii wiele firm zdecydowało się na umożliwienie pracownikom zabrania do domu sprzętu, a nawet mebli biurowych. Spotyka się to z pozytywnym odzewem – 77% respondentów Pracuj.pl uważa, że dostarczanie narzędzi wykonywania pracy zdalnej jest ważnym atutem pracodawcy. O krok dalej poszedł np. Shell Polska, którego aż 97% kadry od marca wykonuje obowiązki poza biurem. Pracownicy firmy mogą aplikować u menedżerów o środki finansowe na dodatkowe zasoby sprzętowe, np. nowe dodatkowe meble czy sprzęt umożliwiający lepszą i bardziej bezpieczną pracę z domu.

Narzędzia w służbie… zdrowego podziału czasu

Problemy dotyczące przestrzeni pracy to oczywiście nie jedyna kwestia związana z zacieraniem się granic świata prywatnego i służbowego. Równie istotny jest dobór odpowiednich narzędzi pracy, ułatwiających pilnowanie harmonogramu działań, podziału obowiązków czy godzin poświęcanych na zadania służbowe. Grupą osób, które szczególnie często pracują z domu w niestandardowych godzinach są oczywiście rodzice niepełnoletnich dzieci. Problem ten dotyczy jednak ogółu pracowników.

Według ekspertów brak granic między czasem pracy i odpoczynku może prowadzić do wypalenia zawodowego. W radzeniu sobie z tymi wyzwaniami szczególną rolę odgrywają odpowiednie narzędzia, wspierające zarządzanie czasem i planowanie działań.

Na rynku dostępnych jest wiele bezpłatnych, prostych do opanowania narzędzi wspierających organizację pracy indywidualnie i w zespołach, np. Google Docs, KanbanFlow, Toggl, Slack, Asana, Todoist czy Google Meet. Oczywiście pracodawcy mogą decydować się także na bardziej rozbudowane, płatne systemy, tworzone z myślą o specyficznych potrzebach firmy. Zasada pozostaje jednak ta sama. Korzystając z cyfrowych narzędzi organizacji pracy możemy ją lepiej rozplanować, niezależnie czy działamy samodzielnie czy w zespole. Organizując w ten sposób działania trudniej o utratę uwagi czy wpadki, prowadzące później do np. nadrabiania zadań wieczorem – komentuje Agata Grzejda, ekspertka ds. komunikacji wewnętrznej w Grupie Pracuj.

Rolę tego typu rozwiązań podkreślają badania Boston Consulting Group. Zgodnie z nimi pracownicy, którzy są zadowoleni z wykorzystywanych cyfrowych narzędzi pracy zdalnej, dwukrotnie częściej od pozostałych utrzymują bądź nawet poprawiają efektywność podczas wykonywania zadań związanych ze współpracą w zespole.

Nie zgubić dobrych relacji

Kontakty towarzyskie są ważnym elementem pracy dla większości zatrudnionych. Spotkania w firmowej kuchni, to nie tylko plotki, ale też czas na wymianę informacji, pomysłów, wzajemne inspirowanie się. Pandemia podkreśliła, jak bardzo istotne są tego typu spotkania, wcześniej uznawane za oczywistość. 50% respondentów Pracuj.pl pracujących zdalnie deklaruje, że w wyniku przejścia na ten model bardziej docenili bezpośrednie spotkania ze współpracownikami w biurze.

To wyzwanie doskonale rozumieją pracodawcy, którym zależy na utrzymaniu relacji między pracownikami. Działy zajmujące się komunikacją wewnętrzną, HR, menadżerowie szukają różnorodnych rozwiązań tej sytuacji. Najczęściej spotykane są oczywiście regularne spotkania online, statusy i zebrania – dla wielu firm znane jeszcze sprzed pandemii. Nie brak jednak bardziej kreatywnych rozwiązań, np. konkursów i challenge’ów prowadzonych przez firmowe sieci społecznościowe, wysyłek upominków do mieszkań pracowników, a także akcji CSR związanych z koronawirusem, aktywizujących zespół.

Jak zauważa Dominika Nawrocka, Brand Communication & CSR Manager w Capgemini Polska, udział w tego typu inicjatywach to ważna okazja dla pracownika. W czasach, gdy trudno nie tylko o wyjazdy czy imprezy integracyjne, ale także standardowe biurowe spotkania, każda okazja do budowy relacji w zespole może dobrze wpływać na nasz dobrostan psychiczny i jakość pracy.

Wirtualne konwersacje nie zastąpią bezpośrednich spotkań, ale pomagają podtrzymywać więzi. Aby zachować ducha zespołu, proponujemy szereg wspólnych inicjatyw w trybie online. Organizujemy m.in. wirtualne szkolenia i debaty, proponujemy liczne webinary lub podcasty o ciekawej tematyce, do których zapraszamy zewnętrznych ekspertów. Ciekawą inicjatywą jest wewnętrzny blog podróżniczy, gdzie nasi pracownicy opowiadają o swoich dotychczasowych eskapadach. Utworzyliśmy również grupy tematyczne na wewnętrznej platformie, gdzie można wymieniać się swoimi doświadczeniami, np. polecać sobie wzajemnie książki, filmy lub przepisy kulinarne. Takie działania pomogą nie tylko zapewnić ciekawą organizację czasu w domowym zaciszu, ale też zacieśnić relację pomiędzy pracownikami firmy - opowiada Dominika Nawrocka.

Zdalny savoir vivre

Od kiedy rozpowszechniło się przeprowadzanie zarówno spotkań biznesowych, jak i rozmów kwalifikacyjnych z domów, często dochodzi do różnych wpadek. Dzieci biegające w tle za plecami rozmówcy, niekompletny lub nieadekwatny ubiór, wiertarka udarowa borująca ściany w mieszkaniu obok, nie wyłączenie własnego mikrofonu w trakcie wypowiedzi innej osoby – to wszystko codzienność pracowników.

Nowe doświadczenia, z którymi mamy do czynienia generują pytania i wątpliwości. Jak ubrać się, jeśli mamy spotkanie w formie wideokonferencji? Czy strój powinien być tak samo dobrany, jak w przypadku spotkania twarzą w twarz, czy też można zrezygnować z krawatu, skoro i tak rozmawiamy z kuchni? Jakie wybrać tło do rozmowy? Agata Grzejda z Grupy Pracuj zauważa, że w trakcie spotkań biznesowych warto kierować się podobnymi zasadami, jak te obowiązujące przy bezpośrednich spotkaniach.

Punktualność, odpowiedni ubiór, dobre oświetlenie i dbałość o jakość dźwięku w trakcie telekonferencji to podstawowe zasady, o których powinniśmy pamiętać. Przez większość czasu pracy zdalnej pozostajemy poza okiem współpracowników. Dlatego telekonferencje, statusy i spotkania mają jeszcze większy wpływ na nasz wizerunek w firmie, a także na ocenę naszej pracy. Nie inaczej jest w wypadku zdalnych rozmów kwalifikacyjnych, kiedy nasze otoczenie, artykulacja głosu czy jakość łącza internetowego mogą wpływać na ocenę rekrutera. Dlatego niezależnie, czy kontaktujemy się ze współpracownikami czy potencjalnym pracodawcą, powinniśmy pamiętać o zawodowym savoir vivre
– podkreśla Agata Grzejda.

Eksperci zwracają uwagę, że nawet najbardziej oczywiste z pozoru szczegóły mogą wpłynąć na percepcję naszej osoby przy wideokonferencjach. W trakcie ważnych rozmów lepiej zrezygnować ze sportowych bluz i dresu na rzecz schludnej garderoby. Zadbać także należy o takie tło, by nie rozpraszało uwagi osób, z którymi rozmawiamy - najlepsza będzie ściana z obrazkiem, tapetą, regał z książkami. Koniecznie należy zadbać o oświetlenie, tak aby rozmówcy dobrze nas widzieli i aby nie oślepiało ich światło np. z okna. Ważne jest, by miejsce z którego rozmawiamy było ciche, bez muzyki w tle, gotującego się czajnika czy uruchomionego telewizora. Zadbać należy też o naładowanie laptopa oraz o przygotowanie jeszcze przed rozmową, ważnych dokumentów, notatnika i długopisu.

W stronę nowych możliwości

67% respondentów Pracuj.pl uważa, że podczas pracy zdalnej są równie efektywni, co w biurze. Niewiele mniej, bo 65% ocenia, że dobrze radzą sobie z oddzieleniem czasu prywatnego i służbowego podczas tzw. home office. To pozytywne sygnały, pokazujące rosnącą adaptację Polaków do nowych form pracy. Jednak, jak zauważają eksperci, efektywność pracy zdalnej będzie w najbliższych latach coraz ważniejszym tematem, wraz z umocnieniem się tej formy wykonywania obowiązków jako stałego elementu życia zawodowego. Znajomość wielu zasad, choć powszechnie deklarowana, wciąż jest wyzwaniem, w którym pracownikom powinni pomagać dobrzy pracodawcy.