Niełatwa sztuka komunikacji z klientem

Przeczytaj także: E-mail czy komunikator? Dokąd zmierza komunikacja z klientem?

Żyjemy w natłoku informacji. Dziś dostarczają ich przede wszystkim media, ale też nasi rozmówcy. Jeśli na co dzień komunikujesz się z innymi, słuchaj uważnie co i w jaki sposób mówią. To pomoże ci zmaksymalizować szanse na przewidzenie ich zachowań i decyzji (również zakupowych). Na jakie sposoby myślenia warto zwracać szczególną uwagę podczas relacji z klientami i jak sprawnie je wykorzystywać? Oto garść przydatnych wskazówek.

Ja vs. inni

Ci, którzy zwykli spostrzegać świat poprzez pryzmat „ja”, cenią sobie szczególnie możliwość wyboru i suwerennego podejmowania decyzji. Irytuje ich natomiast nachalne polecanie konkretnego produktu i zachęcanie do jego zakupu. Swoje opinie wyrażają bardzo zdecydowanie i jednoznacznie, w ich wypowiedziach często słyszy się zatem takie zwroty jak np. „ja uważam”, „ja potrzebuję”, „moim zdaniem” itp.

– Takiego rozmówcy nie należy przekonywać do swoich racji, a raczej dać mu możliwość wyboru, docenić jego opinię i podkreślić, że ostateczna decyzja należy do niego, bo przecież najlepiej wie, co jest mu potrzebne – komentuje Grzegorz Mielewski, trener biznesu z firmy doradczo-szkoleniowej Integra Consulting Poland. Zupełnie inaczej będzie w przypadku osoby, która ma trudności z podejmowaniem decyzji – będzie ona potrzebowała wsparcia rozmówcy. Należy jednak uważać z intensywnością poleceń, bo mogą przynieść zupełnie odwrotny efekt – potencjalny klient może po prostu się wycofać, bo przerazi go konieczność podjęcia decyzji. – W takiej sytuacji należy pomóc w wyborze potrzebnego towaru. Skuteczne mogą okazać się takie techniki jak społeczny dowód słuszności czy reguła autorytetu. Warto więc argumentując odwołać się do nich, np. mówiąc „To dobry wybór, mamy sygnały od klientów, że są zadowoleni z tego produktu. Od dwóch lat ten model jest w czołówce sprzedaży i nie mieliśmy dotychczas żadnego zwrotu” – mówi Grzegorz Mielewski.

Zgoda vs. negacja

Ludzie, którzy nastawieni są na zgadzanie się ze wszystkim, rzadko krytykują cokolwiek – produkt, samą firmę lub jej przedstawiciela.

– Wbrew pozorom to najtrudniejszy typ rozmówcy, bo sprawia wrażenie zadowolonego, nawet jeśli jego potrzeby nie są do końca zaspokojone. Warto więc dopytywać o wątpliwości i zastrzeżenia oraz pomagać mu w określeniu rzeczywistych potrzeb, chociażby poprzez zadawanie pytań i reagowanie na odpowiedzi. Następnie, kiedy już wspólnie uda się je określić, pomóc w podjęciu decyzji. Taka rozmowa może być dość czasochłonna, dobrze jednak uzbroić się w cierpliwość i dociekliwość, bo właśnie dzięki nim możemy w tym przypadku odnieść sukces – komentuje Grzegorz Mielewski z Integra Consulting Poland.

Osoby, które za to zbierają informacje o świecie poprzez negowanie wszystkiego, będą w każdym słowie, produkcie czy usłudze szukać wad. Mogą wydawać się złośliwe i niezadowolone, choć często ich uwagi mają uzasadnienie. W takich przypadkach najlepiej przygotować się do przyjęcia krytyki, nie dać się zirytować i nie podejmować polemiki. Lepiej stwierdzić np. „Widzę, że zna się pan na tym” lub dopytać „Co jeszcze usprawniłby pan w naszej firmie?”.

Prywatność vs. rzeczowość

Ludzie, którzy postrzegają rzeczywistość poprzez filtr osobisty, lubią rozmawiać i nawiązywać bliższy kontakt z handlowcami, kontrahentami, partnerami biznesowymi czy innymi osobami, z którymi akurat się spotykają. Chętnie odnoszą się do swojej sytuacji życiowej i dzielą się zarówno swoimi radościami, jak i problemami.

– W takim przypadku najlepiej sprawdzi się pokazanie, że uważnie słuchamy rozmówcy, chociażby nawiązując do tematów poruszonych przez niego wcześniej. Jeśli za to np. kontrahent jest bardziej rzeczowy, lepiej nie skracać dystansu i zrezygnować ze spoufalania się oraz osobistych pytań bądź wynurzeń, a skupić się za to na oferowanym towarze bądź usłudze – podpowiada Grzegorz Mielewski.

Cele vs. problemy

Klienci patrzący na świat poprzez pryzmat celów również przez konkretne zakupy będą chcieli je osiągać. Wiedzą dokładnie, czego potrzebują i jednoznacznie to komunikują, np.: „Chcę kupić niebieską bluzkę, z krótkim rękawem, koniecznie z bawełny.”. Warto rozpoznać i zrozumieć potrzeby, jakie chcą zaspokoić przez dany produkt, a także zapamiętać je, aby móc się do nich odnieść w późniejszej wymianie zdań, np. stosując parafrazę. W trudnych momentach rozmowy przypominanie celów drugiej strony jest bowiem sposobem jej zjednywania. Dla przeciwwagi handlowcy nieraz mają do czynienia także z osobami, które wszędzie dostrzegają problemy. Doszukują się trudności, jakie potencjalnie mogą zaistnieć, jeśli zdecydują się na zakup, pytają więc np. o takie kwestie jak: „Czy ten model często się psuje?”, „A co ja zrobię, gdy zapomnę o...?”, „Co się stanie, gdy...?”. W przypadku osób nastawionych na problemy warto starać się zmniejszać ich obawy przed ryzykiem, zapewniając o gwarancji, firmowym serwisie lub możliwości zwrotu. Powinny one mieć pewność, że otrzymają pomoc, gdyby pojawiła się taka konieczność. Bagatelizowanie ich obaw i przekonywanie niejako „na siłę” do danego produktu może sprawić, że staną się nieufne.

– Każda osoba w inny sposób motywuje się, podejmuje decyzje, znajduje rozwiązania czy też przetwarza słowa. Uważna obserwacja zachowania rozmówcy oraz zwracanie uwagi na język, jakiego używa, to klucz do skutecznej komunikacji. Dzięki temu, nie tylko będąc handlowcem, łatwiej określić sposób, w który należy przekazywać informacje, aby dotrzeć i dopasować się do struktury doświadczenia drugiej osoby – mówi Grzegorz Mielewski z Integra Consulting Poland.