5 największych problemów z planowaniem pracy

Przeczytaj także: Menedżer, dyrektor, lider - co składa się na efektywne przywództwo?

Styczeń sprzyja tworzeniu list TO-DO. Jeżeli jednak dostrzegasz, że planowanie pracy idzie jak po grudzie, a Twoi pracownicy mają problem z realizacją postanowień, to sygnał, że najwyższa pora zareagować.

Problem 1. Uleganie mitowi, że lista TO-DO jest receptą na sukces.

Wprawdzie lista TO-DO to bez wątpienia nieskomplikowane i przydatne narzędzie, to jednak ma ona istotną minus: dość łatwo uzupełniać ją o kolejne punkty i nie zastanawiać się przy okazji czy jesteśmy w ogóle w stanie je zrealizować. Równocześnie łudzimy się, że w końcu nadejdzie dzień, w którym odhaczymy wszystkie ujęte na niej pozycje. Często jednak okazuje się, że nadzieje, które żywiliśmy, okazały się zdecydowanie zbyt płonne. Potwierdzeniem tego są chociażby przeprowadzane symulacje efektywności. Z badania, które Coaching Center przeprowadziło na zlecenie CzteryP wynika, że aż 46 proc. zadań z ich list TO-DO nigdy nie doczekało się realizacji.

Jeśli zależy Ci na skuteczności planowania pracy, zamień listę TO-DO na kalendarz. Ponadto za każdym razem należy oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania. Dzięki temu możesz zapanować nad swoim tygodniem i mieć kontrolę nad upływającym czasem. Ważna jest również spójność zadań – aby osiągnąć ten stan, trzeba jasno ustalić pożądany efekt działań.

Problem 2. Brak pracy z celami.

Mimo że większość zatrudnionych zdaje sobie sprawę z konieczności określania celów, często pomijamy ten etap. Z obserwacji eksperta CzteryP wynika, że bardzo łatwo ulec pokusie szybkiego planowania pracy, by jak najszybciej przejść do etapu realizacji zamierzonych działań. Jeżeli jednak nie ustalisz celu, nie osiągniesz też satysfakcjonującego efektu.

Jeśli nie masz pewności, jak skutecznie wyznaczać cele, możesz wykorzystać metodę EnISMARTER. Nazwa ta jest akronimem 9 angielskich słów określających cechy, którymi powinien charakteryzować się cel. Musi on być angażujący (Engagement) i zależny od Twoich działań (Impact). Ważne jest również, by jednoznacznie sformułować swoje dążenia (Specific). Cel powinien być mierzalny (Measurable) i ambitny (Ambitious), ale zarazem realistyczny (Realistic) – inaczej podjęte działanie nie będzie mieć sensu. Jeśli zapiszemy go w kalendarzu, możemy być pewni, że będzie określony czasowo (Time-bound) i dobrze udokumentowany (Recorded). Ostatni krok polega na tym, by zadbać o atrakcyjność celu (Exciting) – tak, by jego realizacja stanowiła ciekawe wyzwanie.

Problem 3. Wystarczy, że wiem co mam robić – nie muszę tego szczególnie planować.

Samo ustalenie celu jeszcze nie gwarantuje jego osiągnięcia. Aby tego dokonać, musimy zaplanować działania, które doprowadzą nas do realizacji założonego efektu. Planowanie pozwala organizować pracę tak, aby była jak najbardziej efektywna. Do planowania pracy można wykorzystać np. metodę Kurta Vonneguta, która należy do grupy technik tzw. planowania wstecznego.

„Wykorzystując tę metodę, przestawiamy się na myślenie o celu, który jest w centrum naszej uwagi oraz na sposobach zmierzających do jego osiągnięcia. Już na starcie mamy zatem wizję efektu końcowego, dzięki czemu łatwiej nam wyobrazić sobie kolejne kroki potrzebne do jego realizacji i łatwiej nam przystąpić do tworzenia konkretnego planu działań” – radzi Jarosław Pudełek z firmy CzteryP.

Trzeba też pamiętać o tym, by wystrzegać się przekleństwa dwóch kalendarzy: firmowego i osobistego. Niezależnie od klasyfikacji, wszystkie zajęcia zajmują ten sam dzień. Masz dwa kalendarze, ale tylko jedną dobę – lepiej od początku nie komplikować sobie życia.

Problem 4. Każde zaplanowane zadanie jest najważniejsze.

Inna trudność pojawia się, kiedy wszystkie zaplanowane zadania wydają się wymagać natychmiastowego działania. W efekcie poświęcamy im więcej czasu niż planowaliśmy i odkładamy w czasie bardziej złożone czynności. Tymczasem, jak zauważył Dwight Eisenhower, w przypadku zadań do realizacji „to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, które służą rozwojowi firmy w długim okresie, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania. Z tego powodu nie wydają się one pilne. W uświadomieniu sobie, jakie zadania są jednocześnie pilne i ważne, pomaga tzw. macierz Eisenhowera, dzięki której uporządkujesz wykonywane w firmie czynności, dzieląc je na grupy według wspomnianych dwóch kryteriów.

Problem 5. Przekleństwo nadmiernej perfekcji.

Zamiast tracić czas na rozpamiętywanie błędów, skieruj swój zapał na szybkie reagowanie na niedociągnięcia oraz na wyciąganie wniosków. Kontrola i doskonalenie są bardzo ważnymi elementami w procesie osiągania celów. Każdego dnia warto stawiać sobie pytania, dzięki którym możemy zapanować nad realizacją założonego wcześniej planu. Jakie wyniki zostały osiągnięte? Co nie zostało załatwione i dlaczego? Na co został zmarnotrawiony czas? Jak podkreśla ekspert CzteryP, rzetelna analiza pomoże zadbć o skuteczniejsze planowanie pracy w przyszłości.

Możemy mieć najlepszy nawet plan, wyznaczone zadania, które mają nas doprowadzić do upragnionego celu, jednakże bez ciągłej jego weryfikacji i doskonalenia nie osiągniemy założonych efektów. Ważne jest zatem, aby na każdym etapie dążenia do celu trzymać rękę na pulsie.