Jak zwiększyć efektywność pracy i osiągnąć sukces zawodowy?

Przeczytaj także: Jak firmy wspierają aktywność fizyczną pracowników?

Jak wskazuje Małgorzata Czernecka, psycholog i ekspert Human Power, polski pracownik przeważnie ma realny wpływ nie na ilość zadań, jakie musi wykonać każdego, ale na jakość i ilość energii, którą dysponuje. Ważne jest, aby ta ostatnia osiągała jak najwyższy pułap. Aby to jednak było możliwe, należy nauczyć się ją czerpać ze wszystkich dostępnych źródeł, które znajdziemy zarówno na poziomie fizycznym, emocjonalnym, umysłowym, jak i duchowym. Chodzi tu zatem o nic innego niż wprawne zarządzanie energią. Ta nowa metakompetencja przyda się zwłaszcza tym, którym marzy się sukces zawodowy w świecie nieustannie wzrastających wymagań.

Czy dostateczna ilość snu, dobrze zbilansowana dieta oraz aktywny tryb życia to czynniki, które pomogą nam osiągnąć sukces zawodowy ? Wydaje się, że tak właśnie jest. Wskazują na to chociażby wyniki pierwszego polskiego raportu o zarządzaniu energią pracowników „Praca, moc, energia w polskich firmach” przygotowanego przez firmę Human Power. Sposób w jaki działamy każdego dnia, wpływa na efektywność pracy i naszą skuteczność. Jak więc przekuć najnowsze ustalenia fizjologów pracy, dietetyków, neurobiologów i psychologów na swój sukces zawodowy?

Zarządzenie energią, czyli?

Inwestujemy w siebie, rozwijamy nasze kompetencje, a pracodawcy dbają o rozwój naszych talentów, tworząc do tego nowoczesne systemy motywacyjne. Jednak, by w pełni korzystać z posiadanych przez nas możliwości i potencjału, musimy być wypoczęci i pełni energii. Chcąc rozwijać się zawodowo, często zapominamy o tym, aby właściwie zarządzać własną energią. Na czym to polega? To część holistycznego podejścia do zarządzania sobą w świecie nowych technologii, które – czy tego chcemy, czy nie – z roku na rok zwiększają tempo codziennego funkcjonowania. Wpływa na nią odpowiednia ilość snu, aktywność fizyczna, zdrowy tryb odżywiania, ale także strefa emocji, życiowych celów i kondycji mentalnej.

Aby nie tracić czasu, podpowiadamy, jak nauczyć się zarządzać swoją energią i zmienić nawyki działania oraz styl pracy. Jest to bowiem niezwykle ważny element codziennego funkcjonowania, który warunkuje wysoką skuteczność i efektywność pracy, a w konsekwencji sukces zawodowy.

Po pierwsze sen i odpoczynek

Jak się okazuje, na naszą efektywność pracy wpływa energia z jaką przychodzimy do pracy, a nie liczba przepracowanych godzin za biurkiem. Podstawowy czynnik od jakiego jest ona uzależniona to odpowiednia ilość snu oraz regularne przerwy, które chociaż na chwilę pomogą oderwać się od pracy i przejść z tzw. fazy intensywnego wydatkowania do fazy odnawiania energii.

Według naukowców dla osób w wieku 26-64 lat dla codziennego funkcjonowania niezbędne jest od 7 do 9 godzin snu. Pełni on funkcję regeneracyjną dla całego organizmu, a jego brak może poważnie wpłynąć na poziom energii w ciągu dnia. Kłopoty z koncentracją i pamięcią, spowolnione reakcje oraz większa liczba błędów, spadek nastroju czy w końcu częste infekcje to bolesne konsekwencje, jakie niosą za sobą nieprzespane noce. Dodatkowo sen działa silnie odnawiająco na nasz umysł – usuwa niepotrzebne informacje, konsoliduje pamięć, oczyszcza mózg z emocji przez co koncentracja, szybkość podejmowania decyzji i kreatywność następnego dnia mogą̨ być na najwyższym poziomie. Te cechy niewątpliwie mają istotne przełożenie na jakość wykonywanych zadań w ciągu doby oraz odporność na stres.

Jak możemy sobie pomóc? Im później chodzimy spać, tym jesteśmy bardziej zmęczeni po przebudzeniu. Dlatego starajmy się zachować regularną porę snu i jego długość od 7 do 9 godzin. Jeżeli nasz organizm lepiej funkcjonuje po południu, warto pomyśleć nad ustaleniem z pracodawcą późniejszych godzin rozpoczynania pracy. Kluczem do osiągnięcia wysokiej efektywności są także regularne przerwy w pracy — według badań maksymalny czas skupienia wynosi maksymalnie 90 minut. Odpowiednio zaplanowane pauzy, przeznaczone na zrobienie czegoś odmiennego od tego, co robiliśmy w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych sprawią, że szybciej wrócimy do stanu skupienia. Jeżeli istnieje taka możliwość, dla osób niewyspanych wskazana jest również 15-30-minutowa drzemka, najlepiej około godziny 13:00-15:00.

Przepis na sukces

Energii do działania potrzebujemy wszyscy, bez względu na stanowisko czy podejmowane wyzwania. Wiedzą o tym doskonale m.in. sportowcy. Ciało, któremu dostarczane są̨ najlepsze składniki odżywcze, w odpowiedniej formie, ma niesamowite możliwości do efektywnej, wysokojakościowej pracy oraz szybkiej regeneracji i odnowy. Do najczęstszych błędów żywieniowych, które bezpośrednio przekładają̨ się̨ na spadek naszej efektywności to: późne śniadania, zbyt długie przerwy między posiłkami, duża ilość wysoko przetworzonych posiłków (tzw. fast foods) oraz słodkich napojów, które mogą powodować m.in. uczucie senności.

Jak więc zmienić swój styl życia, aby pomagał on nam przy realizowaniu codziennych zawodowych wyzwań? Obok odpowiednio zbilansowanej diety, pracujmy nad dotychczasowymi nawykami żywieniowymi. Napoje słodzone warto zastąpić wodą mineralną, której powinniśmy pić minimum 1,5 litra dziennie. Ograniczmy spożywanie czarnej herbaty i kawy oraz produktów o wysokim indeksie glikemicznym (ziemniaki, biały makaron, chleb, biały ryż) na korzyść warzyw i produktów pełnoziarnistych. Wyeliminujmy niezdrowe przekąski typu batony, chipsy, słone paluszki, które najczęściej stanowią niekorzystną dla naszego zdrowia kompozycję tłuszczów, węglowodanów prostych, sztucznych barwników i innych dodatków. Ta sama zasada dotyczy słodyczy – produkty tego typu powodują m.in. gwałtowne spadki energii w ciągu dnia. Pomocne w odstawieniu cukru będzie wprowadzenie do jadłospisu większej ilości warzyw i owoców. Ważna jest również kolejność posiłków, jakie spożywamy w ciągu dnia. Te najbardziej obfite, o wysokim poziomie indeksu glikemicznego powodują senność i gwałtowny spadek energii. Jedzmy częściej, za to mniejsze porcje (3-4 razy dziennie), a obfitego obiadu nie zostawiajmy na koniec dnia.

Ruch na zdrowie

Lekarze od lat zachęcają do uprawiania aktywności fizycznej i wymieniają długą listę korzyści zdrowotnych. Okazuje się jednak, że ich zachęty nie są dla nas wystarczającą motywacją – według raportu Human Power 6 na 10 pracowników nie uprawia regularnie żadnej aktywności fizycznej. A co jeżeli okaże się, że codzienna dawka sportu lub spacer może przyspieszyć długo wyczekiwany awans? Jak się okazuje, wysiłek fizyczny niesie za sobą wiele korzyści, które przekładają się na naszą efektywność w pracy. Wpływa on na motywację i mobilizację do codziennego działania, obniża stres, napięcie emocjonalne oraz poziom negatywnych emocji w sytuacjach stresowych. Regularna aktywność wpływa także pozytywnie na nasz mózg – łatwiej przyswajamy nową wiedzę i umiejętności oraz potrafimy się skoncentrować, podczas wykonywania obowiązków zawodowych.

Co więcej, jak wynika z badań przeprowadzonych przez Sztokholm University i Karolinska Institutet osoby, które są aktywne zawodowo i ćwiczą systematycznie ok. 2,5 godziny tygodniowo, w pracy realizują więcej zadań i wykazują się większym zaangażowaniem niż osoby, które stawiają na odpoczynek bierny. Jak się więc okazuje systematyczna aktywność fizyczna ma korzystny wpływ na wytrwałość zarówno w pracy, jak i podczas wykonywania innych czynności i zadań w codziennym życiu.

Zadbaj o swój umysł

Codzienny przypływ ogromnej ilości treści i informacji nazwany przeciążeniem informacyjnym oraz coraz częściej wymagana w środowisku pracy wielozadaniowość, czyli ciągłe przełączanie się między zadaniami, wpływa negatywnie na naszą koncentrację i wydajność. Dzieje się tak dlatego, że nasze mózgi nie są przygotowane do wykonywania wielu czynności jednocześnie (oprócz tych prostych, nawykowych działań).

Dodatkowo osoby, które w tym samym czasie wykonują więcej niż jedno zadanie częściej doświadczają deprymującego stresu, popełniają więcej błędów (lub pomijają ważne informacje), podejmują mniej trafne decyzje oraz przeszacowują czas trwania danej czynności/zadania. Okazuje się, że jedną z rzeczy, która pochłania wiele naszej energii jest nieustanne rozproszenie. Aby skutecznie sobie z nim poradzić niezbędne jest przygotowanie planu i ustalenie priorytetów.

Jeżeli nasze stanowisko lub firma nie ma zdefiniowanego procesu postępowania, swoją pracę musimy organizować sami. Najważniejsze w tym zakresie jest wyznaczenie priorytetów średnio i krótkoterminowych, najlepiej w rytmach dwu, jednotygodniowych. Kolejnym aspektem jest unikanie rozpraszania za pomocą np. aplikacji i mediów społecznościowych, a także zaplanowanie czasu przeznaczonego na spotkania, odpowiadania na e-maile oraz wyznaczenie czasu w ciągu dnia, który wypełnimy pracą kreatywną oraz koncepcyjną, oraz podsumujemy mijający tydzień i zaplanujemy następny.

Emocje kontrolowane

Emocje są źródłem ogromnej energii. W życiu, również tym zawodowym, zazwyczaj dążymy do tego, aby odczuwać przede wszystkim te pozytywne. Jak więc emocje wpływają na naszą pracę? Gdy osiągamy najlepsze wyniki, odczuwamy zadowolenie, zapał, radość i optymizm. Oznacza to, że zawsze, gdy nie jesteśmy skoncentrowani, zaangażowani, pełni optymizmu i entuzjazmu, działamy poniżej swojego optimum.

Z kolei emocje negatywne takie, jak strach, złość czy smutek są pożyteczne dla naszego organizmu, bo informują nas o zagrożeniach i służą naszemu przetrwaniu. Jeżeli jednak towarzyszą nam przez dłuższy czas w pracy, to mocno obniżają naszą skuteczność działania. Jest to szczególne ryzyko dla osób pełniących funkcje kierownicze, ponieważ oprócz siebie, narażają również swoich podwładnych. Jeśli menadżer nie radzi sobie w sytuacji kryzysowej i wywołuje w swoim zespole strach, gniew czy reakcje obronne, to warto pamiętać, że stopniowo upośledza jego zdolność do efektywnej pracy.

Co robić, aby praca była źródłem pozytywnych emocji, z których możemy czerpać energię do działania? Przede wszystkim musimy być ich świadomi i mądrze sobie z nimi radzić. Jeżeli ich nie zauważamy możemy doprowadzić do ich kumulacji. Kolejnym aspektem jest także rozsądne planowanie działań – zbyt wygórowane plany, których nie możemy zrealizować mogą powodować irytacje. Ważne jest również, aby pracodawca zadbał o przyjazne środowisko pracy — budowanie relacji opartych na współpracy, zaufaniu, wzajemnej inspiracji czy źródeł dobrej energii, która może decydować o naszym poczuciu zadowolenia.

Określ swoje cele

Jak już wiemy, nasza produktywność i efektywność związana jest z odczuwaniem pozytywnych emocji, a jednym z ich najlepszych źródeł jest poczucie, że przybliżamy się do realizacji wyznaczonych celów. O wiele łatwiej będzie nam zarządzać energią, uwagą, zadaniami do wykonania, jeśli wiemy, co jest dla nas ważne zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. To właśnie poczucie sensu, jasno zdefiniowane cele oraz wartości, wyznaczają kierunek, w jakim chcemy podążać oraz dają nam powód, aby każdego dnia wstać rano i iść dalej zgodnie z wytyczonym wcześniej torem działania. Uwalniają też ogromne pokłady energii i dają siłę, by przezwyciężać wszelkie przeszkody, jakie pojawiają się na drodze do celu. Okazuje się więc, że jeżeli uzmysłowimy sobie wagę naszej pracy, będzie ona podkreślana i zauważana przez otoczenie, nasza produktywność może znacząco wzrosnąć.

Jeżeli lubimy swoją pracę, która w naszym odczuciu ma sens (zadania mają cel, praca jest ważna dla innych) to nasze zaangażowanie i chęć do wysiłku rośnie. I odwrotnie: jeśli lubimy naszą pracę, ale w zadaniach nie widzimy sensu i nie mają znaczenia (ani dla nas, ani dla otoczenia) to nasze zaangażowanie drastycznie spada. Trzeba także pamiętać o tym, że ważna jest zbilansowana integracja życia zawodowego i prywatnego, świadome dokładanie starań, aby być maksymalnie efektywnym w tych dwóch światach i czerpać z tego naturalną frajdę. Dlatego też miejsca pracy uznawane za doskonałe wspierają pracowników budując zaangażowaną kulturę, oferując elastyczny czas pracy, możliwość pracy zdalnej, umożliwiając realizowanie pasji oraz zatrudniając liderów, którzy tworzą warunki do osiągania pełnego sukcesu.