Możesz codziennie pracować godzinę krócej

Przeczytaj także: 10 kluczowych kompetencji, które powinna posiadać sekretarka

Klipsy z indeksem
Przydatnym rozwiązaniem do oznaczania aktualnie używanych dokumentów mogą okazać się klipsy z indeksem. Wystarczy dokumenty spiąć kolorowym (czerwonym, niebieskim lub żółtym) klipsem, który można odpowiednio opisać, a gdy potrzebujemy go do innych celów, to wykonany długopisem kulkowym napis można z łatwością zmazać zwykłą plastikową gumką. Dokumenty opisane w ten sposób również możemy przechowywać np. w stojących pojemnikach.

Jeśli chcesz zabrać ofertówki np. na spotkanie wystarczy wykorzystać kolorowe teczki kartonowe o wymiarach pozwalających swobodne umieszczenie w nich ofertówek z indeksami i wygodne zamknięcie. Zaprojektowane na zasadzie koperty, teczki można umieścić również w specjalnym organizerze.

Dzięki specjalnej schodkowej konstrukcji opis każdej teczki jest dobrze widoczny. System ten łączy również zalety archiwizacji zawieszanej, bowiem umieszczone w teczkach podręczne dokumenty są przejrzyście skatalogowane i można je z łatwością odnaleźć, bez konieczności ich wyjmowania.

Idea segregowania dokumentów przy wykorzystaniu kolorów doskonale się sprawdza. Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na naszych biurkach, trzeba tylko zastosować odpowiedni system zapanowania nad nimi i z niezorganizowanego uczynić zorganizowany stos dokumentów.

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora.

Czy wiesz, że:
Przeciętny pracownik biurowy:
- spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
- tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
- gubi 1 na 20 dokumentów
- używa jednego zszywacza raz na 5 lat
- używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
- używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
- używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
- używa jedynie 200 koszulek rocznie
- od 1950 r. światowe zużycie papieru w biznesie wzrosło 6-ciokrotnie
- średni światowy wzrost zużycia papieru w biznesie to 20% rocznie. Jednak w wielu korporacjach to ponad 200% rocznie
- na całym świecie koparki, drukarki oraz faksy produkują między 860 miliardów a 1 bilionem kartek papieru rocznie.