Jak chronić dane osobowe przed biurowym plotkarzem?

Przeczytaj także: Sharenting, czyli jak narażasz swoje dziecko na kradzież tożsamości

Banalne plotki w kuchni, rozmowy cichaczem w kącie hallu, mogą mieć efekt kuli śniegowej. Szczególnie jeśli dotyczą wynagrodzenia – opowieści o tym, ile zarabia kadra kierownicza, ile kolega siedzący obok, przybierają czasem legendarną formę. Nie rzadko wewnątrz jednego teamu panują niezdrowe relacje, gdy ktoś z w grupe domniemywa, że pracownik na równorzędnym stanowisku zarabia o wiele więcej. Jeśli akurat pokrzywadzonym poczuje się ktoś zawistny i skory do plotek, całą firmę może obiec wieść o nierównym traktowaniu. Oprócz wynagrodzenia, plotkarze lubują się w komentowaniu rzekomych romansów i rekrutacji „po znajomościach”. Podstawę do snucia plotek bywają twarde dane, które powinny pozostać między samym zainteresowanym a działem kadr. Co robić, gdy współpracownicy wiedzą za dużo, a biuro staje się areną do plotkowania?

1. Zdusić plotkę w zarodku. Nie dać się plotkarzowi, który chce wciągnąć innych w szemraną rozmowę. Swoją rolę powinien też odegrać lider (przełożony) – jeśli dojdą do niego podejrzane opowieści i będzie wiedział, kto je rozsiewa, powinien zdobyć się na kategoryczną rozmowę w cztery oczy. Nie jest łatwo przyłapać plotkarza na gorąco, a tylko w ten sposób można dowieść, kto tworzy firmowe mity. Jeżeli jednak plotkarz pracuje wystarczająco długo w jednym miejscu, z pewnością prędzej czy póżniej da się poznać jako osoba o wątpliwej etyce zawodowej.
2. Dbać o to, by poufne informacje, w szczególności dotyczące wynagrodzenia, danych osobowych pracowników, nie opuściły działu kadr. Upoważnić do przetwarzania danych możliwie wąską grupę osób i pilnować, by dokumenty personalne były przechowywane we właściwy sposób (zamykane pomieszczenie, szafy).
3. Nie zostawiać na biurku dokumentów, zawierających dane dot. wynagrodzeń, płatności itp. Mało prawdopodobne, by ktoś celowo przeszukiwał cudze miejsce pracy, ale nawet podczas krótkiej rozmowy przy biurku, ktoś niepowołany może zauważyć coś, czego nie powinien.
   
   Pliki elektroniczne należy zminimalizować lub wygasić ekran. Blokować komputer, gdy odchodzi się od biurka.
4. Rozmowy na temat zatrudnienia, przeszeregowań, awansów itp. prowadzić w salkach konferencyjnych. Nie poruszać spraw pracowniczych na open space.
5. Powyższe dotyczy także rozmów telefonicznych. Jeśli nie dosponujemy telefonem komórkowym i nie możemy udać się do zacisznego miejsca, można poprosić rozmówcę o komunikację mailową lub poprosić o telefon w innym terminie, tak by móc zarezerwować salkę konferencyjną. Trzeba też potwierdzić wcześniej tożsamość rozmówcy (szczególnie, jeśli dzwonią przedstawiciele instytucji finansowych, reprezentując interesy kredytobiorców).
6. Gadułę zza biurka upomnieć. Bynajmniej, nie chodzi o wprowadzenie zakazu towarzyskich pogawędek, wszystko w rozsądnych granicach. Atmosfera skupienia, pracy, nie zakłócana szemraniem, sprzyja koncentracji na bieżącej pracy. Gadulstwo, jako przekroczenie zasad kultury organizacyjnej, jest odbierane jako podwójne faux pas.