Asystent zarządu: czym powinien się wyróżniać?

Przeczytaj także: Kompetencje miękkie, czyli must have pracownika

„Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, asystenci zarządu obarczani są coraz większą ilością obowiązków – mówi Maciej Łyszczyński, Team Leader Professional Services w Hays Poland. „W żadnym razie nie są typem sekretarek z serialu Mad Men, które odpowiadają za robienie kawy, czy zanoszenie garniturów szefa do pralni chemicznej. Jest wręcz przeciwnie – współczesny asystent zarządu musi współpracować z szefostwem na zasadach partnerskich, ze względu na dużą odpowiedzialność i zakres powierzonych obowiązków”.

Asystenci zarządu z reguły studiują, bądź mają już wyższe wykształcenie, mogą pochwalić się zaawansowaną umiejętnością obsługi komputera. Szybko przyswajają najnowsze technologie. Są komunikatywni, mają lekkie pióro, znają się na kwestiach administracyjnych, księgowych i kadrowych.

„Poza kompetencjami zawodowymi, równie istotne są umiejętności miękkie. Asystent zarządu to profesjonalny i dyskretny strażnik tajemnic przedsiębiorstwa, do którego szefostwo ma pełne zaufanie. Potrafi efektywnie rozwiązywać problemy, jest wytrwały, doskonale zorganizowany i trzyma emocje na wodzy pod presją, potrafi słuchać i wie, kiedy ludzie faktycznie potrzebują dotrzeć do szefa. Wszystko to z uśmiechem na twarzy” – komentuje Maciej Łyszczyński.

To, co w pracy asystenta najbardziej typowe, to fakt, że robią to wszystko w sposób niemal niewidoczny. Ale to w tej pracy, jak w żadnej innej sukces zależy od pozostawania w cieniu.

„Najlepsi asystenci zarządu mogą liczyć na pensję sięgającą między 8.000 a 10.000 PLN, zaś w prestiżowych firmach nawet 12.000 PLN. Mimo wszystkich zdobyczy techniki: urządzeń mobilnych, kalendarzy on-line, to właśnie oni są nieodzownym wsparciem dla szefa, który chce osiągnąć sukces” podkreśla Maciej Łyszczyński.

Najważniejsze cechy asystenta zarządu:

Umiejętności techniczne

• 63 procent asystentów zarządu posiada świadectwo ukończenia studiów wyższych.
• Największym wyzwaniem w pracy asystenta zarządu jest dla nich konieczność ciągłego rozwoju umiejętności; oczekuje się od nich natychmiastowych odpowiedzi, także w kwestiach o dużej złożoności procesów.
• 67 procent asystentów zarządu twierdzi, że umiejętności komunikacyjne są jedną z trzech najważniejszych umiejętności niezbędnych w tym zawodzie.
• Umiejętność formułowania myśli w formie pisemnej i ustnej musi być na najwyższym poziomie po to, by móc przygotować profesjonalną dokumentację; to także podstawa, by zbudować wiarygodność w oczach wszystkich pracowników organizacji.
• Niezbędne są umiejętności rachunkowe, umożliwiające: tworzenie złożonych tabel w arkuszu kalkulacyjnym, sporządzanie sprawozdań, analizowanie budżetów i przygotowywanie sprawozdań, np. statystycznych.
• Potrafią zarządzać projektami wg najpopularniejszych metodyk; umiejętność ta jest poparta odpowiednimi certyfikatami.

Umiejętności miękkie

• 71 procent asystentów zarządu twierdzi, że umiejętności organizacyjne są niezbędne do optymalizacji wydajności ich, oraz kierownictwa.
• 42 procent asystentów zarządu uważa, że umiejętność gradacji priorytetów realizowanych zadań jest jedną z trzech najważniejszych umiejętności w tej pracy; asystent zarządu stale pracuje pod presją czasu, dlatego musi pracować efektywnie. Pożądaną cechą jest asertywność.
• 37 procent asystentów zarządu określiło swoje relacje z przełożonym, jako partnerskie. Umiejętność współpracy jest w tym zawodzie niezbędna
• 71 procent twierdzi, że profesjonalizm pomaga im osiągać sukces; to, co mówią i robią jest postrzegane przez pracowników, jako opinia zarządu.
• Są elastyczni w rozwiązywaniu problemów.

Inne atrybuty

• Zaufanie jest niezbędne; 47 procent asystentów zarządu twierdzi, że ich relacje z szefem są profesjonalne i oparte na zaufaniu.
• 35 procent asystentów zarządu uważa, że budowanie relacji jest jedną z trzech najważniejszych umiejętności niezbędnych do dobrego wykonywania tej pracy.
• Umiejętność zachowania spokoju mimo presji; mimo wymagających zadań, asystenci zarządu muszą zachować zimną krew, mimo trudnych sytuacji.
• 31 procent asystentów zarządu wskazało odporność na stres, jako najważniejszą cechę determinującą odniesienie sukcesu.