Zarządzanie czasem: życie prywatne czy zawodowe?

Przeczytaj także: Work-life balance: jak zachować?

Zbliżające się Święta Bożego Narodzenia to zwykle okres, w którym zapominamy o pracy i mocniej angażujemy się w życie rodzinne. Cieszymy się z prostych, ale wykonywanych wspólnie czynności, doceniamy ciepło „domowego ogniska” i wzmacniamy nasze relacje z bliskimi.

Takie warunki to także odpowiedni moment, by ocenić siebie nieco z dystansu. Warto zadać sobie pytanie: co zrobić, by takich przyjemnych chwil było jak najwięcej i jak sprawić, by tuż po nowym roku nie wrócić do powtarzanych wcześniej schematów postępowania?

W domu ważna jest przede wszystkim ilość czasu spędzonego z rodziną i przyjaciółmi. Nawet chwile poświęcone na błahe rozmowy znacząco poprawiają nasze więzi społeczne. Zupełnie inaczej jest w pracy – tu liczy się wyłącznie jakość czasu, czyli to jak efektywnie potrafimy wykonywać powierzone nam zadania.

Projektowania swojego czasu nie możemy jednak traktować jako uniwersalnego lekarstwa na wszystkie problemy. To raczej zbiór rozmaitych technik, które są w stanie poprawić skuteczność pracy bez zaniedbywania życia prywatnego. A wybór odpowiedniej metody zależy od naszych indywidualnych potrzeb.

Długofalowe cele i codzienne zadania

Na początku zawsze warto jasno określić stawiane przed nami cele. Pozwoli nam to podjąć świadomą decyzję dotyczącą tego, na czym aktualnie powinniśmy się skupić. Co naturalne, nasze dążenia z czasem będą się zmieniać, nie oznacza to jednak, że powinniśmy postępować bez ułożonego wcześniej planu.

Wiedząc dokąd zmierzamy będziemy bowiem w stanie działać bardziej racjonalnie i efektywnie. Dużo łatwiej przyjdzie nam także odrzucanie wszystkiego, co nie mieści się w zdefiniowanych wcześniej założeniach. Już samo to gwarantuje istotną oszczędność czasu, który możemy poświęcić np. na rodzinę.

Wyznaczenia celi długofalowych ma też niebagatelne znaczenie przy próbie zmierzenia się z kolejnym wyzwaniem: organizacją dnia codziennego. Dalekosiężne myślenie znacznie ułatwia nam określenie priorytetów pomniejszych czynności i daje jasną odpowiedź, jak to nad czym obecnie pracujemy wpłynie na naszą przyszłość.

Punktem wyjścia do zachowania zdrowego balansu pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym jest więc zatrzymanie się na chwilę, uzyskanie właściwej perspektywy i świadome ustalenie, do czego tak naprawdę chcielibyśmy dążyć.

Efektywność prostych czynności

Ową równowagę pozwoli nam przywrócić także rozsądne zarządzanie czasem podczas wykonywania obowiązków służbowych. Po wyznaczeniu celi i zadań powinniśmy zatem pomyśleć, jak poprawić naszą efektywność w pracy.

W większości przypadków ani naszemu pracodawcy, ani tym bardziej nam nie zależy na tym, by w biurze spędzać kolejne nadgodziny. Warto więc przeanalizować swoje nawyki i znaleźć rozwiązania, które zagwarantują nawet drobne oszczędności czasu.

W praktyce sprowadza się to do kilku prostych zachowań. Przykładowo, skupiając się na konkretnym zadaniu powinniśmy, o ile to możliwe, ignorować telefony czy wiadomości e-mail. Kilkukrotne rozproszenie uwagi w znaczący sposób obniża bowiem naszą efektywność.

Stracone minuty, godziny i dni

Kolejną kwestią jest umiejętność posługiwania się sprzętem komputerowym. I choć brzmi to banalnie, to jak się okazuje większość z nas długie chwile traci chociażby na poszukiwaniu jakiejś opcji edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego. Zamiast tego warto raz a dobrze poznać używane oprogramowanie, co w przyszłości może zaowocować szybszym wyjściem z pracy.

Jak pokazują liczne badania, prawie 2/3 pracowników biurowych nie potrafi także szybko pisać na klawiaturze, tracąc w ten sposób nawet do 2 godzin dziennie. Łatwo policzyć, ile dni w skali roku marnujemy z tak błahego powodu. A rozwiązanie jest proste: kurs bezwzrokowego pisania trwa raptem 15 godzin.

Powyższe problemy, choć z pozoru nieistotne, pokazują pewną prawidłowość. Nasze życie zawodowe wcale nie musi rozwijać się kosztem relacji rodzinnych. Czasem wystarczy jedynie poprawić zarządzanie swoim… czasem.